Zapanuj nad swoją skrzynką pocztową w 5 prostych krokach


Nie wiem jak wygląda to u Was ale ja, jeszcze nie tak dawno, spory kawałek dnia traciłam na przeglądanie swojej poczty. O odpisywaniu na e-maile nie wspomnę. Poza przeglądaniem pudelka i facebook’a to chyba mój główny pożeracz czasu, w przeciwieństwie jednak do tych wcześniejszych często związany z pracą a co za tym idzie potrzebny. Wystarczy wspomnieć, że mam sześc różnych e-maili. Nie mogę ich ograniczyć ponieważ każdy jest związany z inną sferą mojego życia. Siłą rzeczy mam oddzielne konto związane z blogiem (w naszym przypadku są to dwa e-maile), do tego konto związane m.in z pracą, a także mojego prywatnego e-maila. Zapanowanie nad nimi wszystkimi regularnie kradło mi czas i rozpraszało mnie np. w pracy. Jakieś dwa miesiące temu bo wyjątkowo męczącym i wyczerpującym dniu, w którym regularnie byłam wręcz zasypywana wiadomościami – powiedziałam dość i postanowiłam zapanować nad chaosem mojej skrzynki pocztowej. Technologia ma mi ułatwiać życie a nie nad nim panować! Dziś opowiem jak zapanowałam nad swoją skrzynką pocztową w 5 prostych krokach. Jeżeli jesteście ciekawi zapraszam do czytania dalej!

Po pierwsze – zrezygnuj z niepotrzebnych subskrypcji i newsletterów

Nie żartując, około 70% codziennych wiadomości, które dostawałam wynikało z subskrypcji. Chyba nie muszę tłumaczyć, jaki bałagan powstawał na mojej skrzynce pocztowej? Dodajmy do tego, że 90% z nich zupełnie mnie nie interesowało i większości nawet nie otwierałam. Szaleństwo prawda?

Jeśli tak jak ja jesteś zasypywany zupełnie niepotrzebnymi Ci newsletterami i informacjami reklamowymi jest proste rozwiązanie – wypisz się z listy subskrypcyjnej. Zostaw tylko te, które są Ci faktycznie potrzebne i mają jakąś wartość.

W większości tego typu wiadomości na samym końcu, znajdziesz link do wypisania się z listy subskrybentów. Zwykle jest zapisany mikroskopijnymi literkami (to celowy zabieg by było go trudniej znaleźć) ale warto go poszukać.

Po drugie – usuwaj, usuwaj i jeszcze raz usuwaj

Większość z nas zna ten ból doskonale – setki jeżeli już nie tysiące nieprzeczytanych e-maili. Do tego większość wiadomości pozbawiona tematu lub tytuły wiadomości nie mające większego związku z treścią e- maila. Wielu z nas to przytłacza. A licznik nieprzeczytanych e-maili rośnie z każdym dniem. Warto nad tym zapanować.

Zabierz się za usuwanie starszych e-maili. Oczywiście zachowaj rozsądek. Zostaw tylko te które są ważne, niezbędne lub potrzebne na przyszłość. Wątpię byś za miesiąc potrzebował e-maila o obecnym rabacie w hebe lub zestawie garnków z grupona?

Pamiętaj wiele wiadomości możesz bez większego zastanowienia usunąć nawet bez ich czytania. Należą do nich e-maile o wszelkiej maści promocjach, rabatach, gratisach czy reklamach. Jeżeli zastosowałeś krok pierwszy w przyszłości ich ilość drastycznie spadnie. Teraz usuń te które przyszły wcześniej.

Po trzecie – uporządkuj swoja skrzynkę pocztową

Przy sprzątaniu skrzynki pocztowej ważne jest aby podejść do tego poważnie. Zagryź zęby i zrób to raz a dobrze. I od razu zaznaczam w większości wypadków podjęcie się tego zadania będzie wyzwaniem. Przeznaczcie na nie kilka godzin lub przez najbliższy miesiąc codziennie kilka minut. Osobiście wierzę w generalne porządki i wolę się przemęczyć raz i mieć je z głowy ale rozumiem, że nie każdy może na to wygospodarować kilka godzin na raz.

Wprowadź kategorie lub foldery! Wiele skrzynek pocztowych  daje obecnie taka możliwość. Podziel wiadomości na te związane np. z pracą, studiami, prywatne, zdjęcia, zakupy, urlop itd. Możliwości jest mnóstwo i zależą one tylko i wyłączenie od Ciebie. Następnie przyporządkuj istniejące wiadomości do poszczególnych folderów/kategorii.

Pamiętaj też by tytułować wiadomości. Będzie Ci później łatwiej nad nimi zapanować bo już sam tytuł naprowadzi Cię na to co najprawdopodobniej jest w treści wiadomości. Poza tym ułatwiasz też w ten sposób życie odbiorcy e-maila – od razu wie czego e-mail dotyczy.

Ważne! Wypracuj w sobie nawyk trzymania swojej skrzynki pocztowej w ryzach. Regularnie usuwaj niepotrzebne wiadomości, porządkuj e-maile w kategorie. Nie pozwól by znowu wdarł się tam chaos.

o_1a1k6jmn51m891pk725gbnute7_new

Po czwarte – zmniejsz częstotliwość sprawdzania skrzynki pocztowej

Miałam głupi nawyk sprawdzania poczty co 5 minut. Nieustannie logowałam się na kolejne skrzynki pocztowe aby sprawdzić, czy przypadkiem nie dostałam jakiejś ważnej wiadomości. W efekcie większość dnia spędzałam na gorączkowym przeglądaniu poczty zamiast samej pracy. Ogromna strata czasu.

Wpadłam więc na pomysł by zainstalować program pocztowy, który informuje mnie o nowych e-mailach. Od razu mówię – to była głupota. Średnio co kilka minut słyszałam dźwięk informujący, że mam nowego e-maila , który zwykle okazywał się kolejną reklamą lub newsletterem. Przysięgam prawie dostawałam szału gdy słyszałam ten pisk. Oczywiście zwykle pojawiał się w momentach największego skupienia. W efekcie nie mogłam normalnie pracować.

Znajoma słysząc moje narzekanie doradziła mi swój sposób. Skrzynkę pocztową sprawdza tylko dwa razy dziennie – rano i wieczorem. Odpisuje wówczas na wszystkie wiadomości, umieszcza je w odpowiednich kategoriach itd. Spędza nad tym za każdym razem około pół godziny.

Osobiście zmodyfikowałam ten pomysł (sprawdzanie tylko 2 razy dziennie w moim przypadku jest niestety zbyt rzadkie) i obecnie sprawdzam e-maila raz na 2 godziny. Oczywiście wszystko zależy od pracy którą wykonujesz. Jasne, że w sytuacji gdy e-mail  jest jednym z  Twoich podstawowych narzędzi pracy i komunikacji (np. z klientami czy też szefem) musisz zwiększyć tą częstotliwość.

Myślę, że równie dobrze sprawdzi się sprawdzanie poczty co godzinę (np. o pełnych godzinach) lub co pół godziny. Twój odbiorca nie umrze (światu też nie grozi wówczas wybuch – chyba, że jesteś superbohaterem – wtedy sorry ale sprawdzaj non stop pocztę, bo liczymy na Ciebie), jeżeli poczeka np. pół godziny na Twoją odpowiedź, a Ty ten czas możesz spokojnie poświęcić na wykonanie swoich obowiązków i pracę.

Po piąte – w czasie urlopu ustaw asystenta nieobecności

Znacie taką sytuację są święta, wakacje, macie wolne a i tak zaglądacie na pocztę i odpisujecie studentowi, pracodawcy lub koledze z pracy na kolejnego e-maila? Boicie się, że ktoś nie dostanie odpowiedzi, a nie wie, że macie urlop/wyjazd służbowy?
Jest na to bardzo proste rozwiązanie – jeśli masz wolne, ustaw asystenta nieobecności. Dzięki temu każdy kto do Ciebie napisze dostanie informację, że w tym okresie jesteś niedostępny. Nie będzie przez to niepotrzebnie się stresował, że nie może się z Tobą skontaktować a w efekcie nie zaspamuje Twojej skrzynki pocztowej.
Korzystając z tego rozwiązania pamiętaj by dokładnie wskazać okres Twojej nieobecności (warto określić do kiedy trwa taki stan) i ewentualnie podać namiary na np. innego pracownika który może mu pomóc. W ostateczności możecie zostawić swój numer telefonu gdyby sytuacja byłą pilna. Z doświadczenia wiem, że wszyscy zawsze uważają swoja sprawę za pilną i niesamowicie je wyolbrzymiają dlatego zwykle z tego rezygnuje.
***

Mam nadzieję, że post okaże się pomocny. Możesz mi wierzyć na słowo – jeżeli nie stosowałeś nigdy w praktyce wcześniejszych porad odczujesz różnicę. I to sporą. To też idealny wstęp do wiosennych porządków 🙂

Jeżeli masz jakieś uwagi, propozycje lub pomysły koniecznie daj mi znać! podziel się swoją opinią. Być może okaże się ona cenna nie tylko dla mnie ale także dal innych czytelników 🙂

Jeśli ktokolwiek z Was pragnie się ze mną skontaktować, zapraszam do zakładki KONTAKT. Pamiętajcie też, że bez trudu znajdziecie nas na portalach społecznościowych –  Facebook’u, Instagramie, Twitter, Bloglovin’, Pineterest, Fashionlista i Tumblr.
images from: kaboompics.com (icon)

Karolina

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Koniecznie zajrzyj też tutaj

  • Zwykle moja skrzynka pokazuje mi, że mam ponad 3000 nieodczytanych mejli, ale gmail oferuje cos niesamowitego – automatyczną sergregację, w której promocje i mejle od mediów społecznościowych od razu lądują w osobnym folderze, do którego nie zaglądam, a powiadomienia nigdy nie przychodzą. Gdybym miała to robić manualnie… Chyba doprowadziłoby to do szewskiej pasji ;P

    • Nawet nie wiedziałam, że gmail ma taką funkcję – muszę koniecznie sie temu przyjrzeć 🙂

    • Ja mam swojego najdawniejszego maila na promocje i inne śmieci i dawno już tam nie zaglądałam 😀 A segregacja gmailowa – bardzo przydatna rzecz!

  • Studio Rozwoju Osobistego

    Ja osobiście pracuję na Skrzyczne mailowej, zatem w godzinach pracy mam ją cały czas otwartą. Pisząc maile „Zawodowe” stosuję jeszcze jedną zasadę, która pozwala mi w łatwy i szybki sposób odszukać wiadomość, jeśli ją potrzebuję. Temat maila zaczynam słowem klucz, np wszystkie maile dotyczące szkoleń zaczynam „Szkolenia – …” To też wprowadza przejrzystość w folderze WYSŁANE. Na komórce z kolei moje prywatne maile mam w jednym miejscu, aplikacji mymail. Polecam 🙂

  • Julka :)

    Świetny post, mega przydatny! Moja skrzynka jest zawsze zawalona niepotrzebnymi wiadomościami xD Może wypróbuję kilka twoich porad i to się zmieni? Oby więcej takich poradników.

    • Dziękuję serdecznie, bardzo mnie to cieszy 🙂

    • Hehehe, u mnie podobnie. Ale mam 1 mail śmieciowy i chyba dzięki temu jeszcze nie oszalałam 🙂

  • Uff dobrze, że u mnie nie ma problemu ze skrzynką. Od razu jak tylko się pojawią przeglądam maile i albo je segreguję albo wyrzucam. W ten sposób mam pewność, że nie przegapię nic ważnego 🙂

  • Od dłuższego czasu się zabieram za zainstalowanie jakiegoś programu do pocztu i uporządkowanie jej, zwłaszcza, że kilka adresów, nawet bardzo ważnych, pomijam przy sprawdzaniu, nawet przez kilka dni. Niemniej na razie efektów brak, w końcu muszę najpierw sprawdzić fejsa. 😉 Straszne jest to ile przez takie błahostki tracimy czasu.

    • To prawda, kilka minut tu, kilka tam kilka razy dziennie i okazuje się, że kolejny dzień przeleciał na takie głupotki. W tym roku mam zamiar to ograniczyć 🙂

    • Niestety, masz rację z tą stratą czasu. Ja też myślałam jakiś czas temu nad programem i na myśleniu się skończyło 🙂

  • Świetny post, ja codziennie się zmagam z setkami maili, na które nie zawsze jestem w stanie odpisać. To wprawiło mnie w takie uzależnienie, że pierwsze co robię po przebudzeniu czy przed snem to sprawdzanie maili. Muszę się za to w końcu zabrać, 🙂

    • Dzięki Tobie zrobiłam dziś porządek zakładając foldery i segregując około 400 starych i nowych wiadomości 🙂 Nawet nie trwało to długo. 🙂

      • Jestem z Ciebie dumna kochana! 🙂

        • Miło mi bardzo, że ja nie wpadłam wcześniej na ten pomysł 😀 Teraz na pewno będzie łatwiej ogarnąć tyle maili :))

    • Dziękuję serdecznie kochana! 🙂

    • Bardzo dobre postanowienie 🙂

  • Ja jeśli chodzi o skrzynkę mailową miałam problem z tymi subskrypcjami i newsletterami, ale pozbyłam się tych śmieci i teraz jest spokój 🙂 czasami gdy długo nie zaglądam na pocztę i pojawi się dużo wiadomości to potem długo schodzi z porządkowaniem, ale na szczęście to wyjątki bo staram się robić to na bieżąco 🙂

  • Prywatna skrzynka to u mnie koszmar – nawet dzisiaj Mąż kiwal głową z politowaniem gdy zobaczył ponad 500 nieposegregowanych wiadomosci Służbowe maile – jest juz znacznie lepiej – ratują mi zycie foldery i aktualizacja skrzynki raz dziennie.
    Nie wiem, musze chyba wziąć dzień wolnego, aby doprowadzić swoją prywatną do normalnego stanu :p

    • Znam ból doskonale, teraz staram sie nad tym panować ale wcześniej panował u mnie prawdziwy chaos na poczcie 🙂

    • Hehehe, ja mam jeden mail na śmieci, i tam jest znacznie więcej niż 500 (co by powiedział mąż?) 😉 Dobrze, że chociaż ta służbowa jest opanowana 🙂

  • Skrzynka pocztowa, pulpit, ilość otwartych zakładek… to coś na co zawsze każdy zwraca mi uwagę. Dlaczego?! A no właśnie z tego powodu, że mam tam totaly bałagan.

    Myślę, że to dobry pomysł na zmianę w przyszłym tygodniu! Tak… stanowczo muszę się za to zabrać! 😉

    Pozdarwiam ciepło,

    Panna Joanna

    • Trzymam kciuki kochana! Powodzenia! 🙂

    • I mi zawsze ktoś zwraca uwagę na wymienione przez Ciebie: pulpit (wieczny bałagan) i milion zakładek. Do poczty nie daję wsadzać nosa 😉

  • ja niechętnie zaglądam na swoje maile- mam tylko 2 i oba totalnie zapchane- a jak wiadomości się zbierało tak coraz rzadziej je usuwałam- i tyle razy chcę już kliknąć usuwanie jak leci ale boję się że przypadkiem usunę coś ważnego, co się gdzieś zawieruszyło…błędne koło xD

    • Znam to doskonale, na szczęście od kiedy zrobiłam generalne porządki dużo łatwiej mi nad tym zapanować 🙂

    • To niestety powszechna obawa 😀

  • Też jakiś czas temu postanowiłam ogarnąć moją skrzynkę i od tej pory jestem szczęśliwszą i mniej zestresowaną osobą. Już się nie boję, że jakaś ważna wiadomość utknie w spamie, albo po prostu straci się pomiędzy reklamami. Chociaż fakt, że trochę za dużo mam subskrypcji, chyba i nad tym muszę popracować 🙂

  • HankaSkakanka.pl

    Najgorsza jest skrzynka w pracy, ostatnio musiałam ją czyścić po 3 tygodniowym zwolnieniu lekarskim 😉

  • Kiedys usiadlam i chcialam ogarnac moja skrzynke mailowa. Spedzilam nad tym kilka godzin i niestety nie doprowadzilo mnie to nawet do polowy wiadomosci… Przyznam, ze sie poddalam!

    • Też tam byłam 😉 Nie ma się co załamywać, przyjdzie czas na uporządkowanie 😉

    • Na początek pousuwaj subskrypcje z których nie korzystasz to liczba wiadomości nie będzie rosnąć a później zabierz się za usuwanie starych gruponów, kuponów rabatowych, maili o promocjach, rabatach itd 🙂

  • Chyba czas zrobić nowe etykiety i porządek w mailach, bo moja skrzynka wygląda strasznie, a gdy coś szukam to zajmuje mi to długie minuty, zbyt długie.

    • Jestem coraz bliżej takiego postanowienia 😉

    • Szczerze polecam, niby głupia rzecz a bardzo ułatwia życie i ogranicza zupełnie niepotrzebny stres 🙂

  • Na jednym moim nużywanym mailu ma chyba 1980 nieprzeczytanych….wszystko to spam i subskrybcje;)

  • Ja największy problem mam z subskrypcjami i częstotliwością sprawdzania poczty. Niektóre subskrypcje są naprawdę uciążliwe i próbowałam z nich zrezygnować, ale nie przyniosło to żadnych efektów. A jeśli chodzi o sprawdzanie poczty, to moim głównym błędem jest, że mam do niej stały dostęp na telefonie.

  • To są zdecydowanie porady dla mnie bo ilość spamu w mojej skrzynce codziennie jest zatrważająca 😉

  • Nie lubię wchodzić na moje skrzynki pocztowr, tam panuje wieczny chaos i nijak nie idzie go ogarnąć :)))

  • … ekhm, taaak, muszę to zrobić.

    Kurcze, gdzie sie podziała moja organizacja pracy?!

    • Doskonale Cię rozumiem, ja też muszę wrócić do swojego poprzedniego mini reżimu pracy bo bardzo sie rozleniwiłam.

    • U nas też teraz trochę gorzej z tą organizacją, więc nie jesteś sama 😉 do boju 😀

    • Próbuję. Na razie skończło się to tak, że wchodząc do Matrasa nie zauważyłam dziś żadnego plannera i… wyszłam z 2 książkami. Znowu… 😀

      Chyba wrócę do robienia listy zadań. Kalendarz jest spoko, ale tak do zapisywania i sprawdzania aktualności. Jednak u mnie co do organizacji pracy najlepiej sprawdza się lista.

  • Niby to wszystko robię regularnie, ale i tak ledwo ogarniam moja skrzynkę. 😛

  • Stosuję się do każdej z tych rad i od niedawna udało mi się zapanować nad moimi skrzynkami 😀 Czasem jestem z tego dumna, bo lubię mieć porządek w dokumentach – zarówno w formie elektronicznej jak i tradycyjnej 😀

  • Ewa Sz

    Kurczę, właściwie z każdym z tych punktów (no, może oprócz ostatniego) mam problem. Zawsze mi się wydaje, że kiedyś jeszcze zajrzę do tych newsletterów, a wiadomości nie będę kasować, bo kto wie, może się przyda… A potem mam milion maili i nie ogarniam 🙁

    • Hehehe, mam podobnie 😀

    • Też się z tym borykałam a skrzynka niepotrzebnie puchła od nieprzeczytanych wiadomości. Warto nad tym zapanować 🙂