Jak zapanować nad swoją listą zadań?


Stwierdzenie, że wszyscy jesteśmy wręcz zawaleni ilością obowiązków jest obecnie truizmem. Praca/szkoła/dom generują tak wiele zadań, że momentami dosłownie nie wiemy „gdzie włożyć ręce” i za co się zabrać. O tym, że uwielbiam wszelkiej maści listy pisałam wielokrotnie. Z czasem zauważyłam  jednak, że moja lista rozrastała się i była przeciążona. Ilość „piłeczek” którymi musiałam „żonglować”zaczęła mnie przytłaczać. W efekcie miałam bardzo długą listę rzeczy do zrobienia, ale na koniec dnia wrażenie, że nic nie zrobiłam i dalej stoję w miejscu. Dziś podzielę się z Wami jak postanowiłam rozwiązać ten problem.

Proaktywny a nie reaktywny

Zdarzyło Ci się, że gdy widzisz swoją listę, czujesz się całkowicie przytłoczony i nie wiesz od czego zacząć?  Zaczynasz odwlekać każde zadanie i ostatecznie  nie wykonujesz żadnego? Masz wrażenie, że jest tyle zadań do wykonania i wszystkie wydają się równie ważne?

Jednym z rozwiązań tego problemu jest ustalenie priorytetu listy zadań i nauczenie się aktywności proaktywnej zamiast reaktywnej. O co chodzi? Otóż ​​większość z nas zaczyna dzień od reakcji na pilne sprawy i nigdy nie przenosi się do ważnych rzeczy ważnych dla naszego życia i celów. Po przebudzeniu, aby sprawdzić pocztę i odpowiedzieć natychmiast, reagujesz. Aby być aktywnym, musisz najpierw nauczyć się, jak zrobić to, co jest ważne dla Ciebie i Twoich celów, zamiast po prostu zaspokajać potrzeby innych osób. Musisz nauczyć się koncentrować na swoich priorytetach.

Wyznacz priorytety

Kiedy nasze listy zadań zaczynają w tajemniczych okolicznościach pęcznieć,  trudno zidentyfikować jest, które zadania są najważniejsze, a które będą musiały poczekać. Siła rzeczy nie jesteśmy w  stanie wykonać wszystkich zadań naraz. To sprawia, że nie tylko mamy problem z wykonaniem wszystkiego ale jeszcze dodatkowo zaczynamy ​​mieć trudności ze skupieniem się wyłącznie na jednym zadaniu na raz. W efekcie jesteśmy rozproszeni, zestresowani i sfrustrowani, a w konsekwencji osiągamy rzeczy znacznie mniej efektywne niż normalnie.

Aby zapobiec przeładowaniu zadań, ważne jest znalezienie sposobu na ustalenie priorytetów. To jeden z kluczowych nawyków osób, które osiągają sukces – wypracowanie systemu, który pozwala łatwo skupić się na najważniejszych zadaniach i wykonać je w pierwszej kolejności. Pozwala to na ograniczenie stresu  i zwiększenie naszej wydajności.

Stephena Coveya w swojej książce „Siedem nawyków skutecznego działania” opisał koncepcję zarządzania czasem, która dzieli zadania na cztery kategorie: 1) ważne i pilne, 2) ważne i nie pilne, 3) nie jest ważne i pilne, 4) nie ważne i nie pilne.

Powyższy podział pozwala określić, co jest pilne i co jest ważniejsze, aby móc dokonać mądrzejszego wyboru zadania, nad którym spędzimy czas.

Spójrz na swoją listę zadań/rzeczy do zrobienia. Czy masz jakieś zadanie, które wymaga natychmiastowej uwagi? Chodzi o zadania, które jeżeli nie zostaną ukończona, wywołają dla Ciebie negatywne konsekwencje. Jeśli masz taką pracę na liście, przenieś ją na początek listy. Najpierw musisz poradzić sobie z pilnymi zadaniami, a następnie zajmować się sprawami ważnymi ale mniej pilnymi. 

Blokowanie czasu, czyli „bloki czasowe”

Aby upewnić się, że każdy projekt jest ukończony na czas, zaplanuj bloki czasowe dla każdego zadania na liście.  Pomoże to również skoncentrować się na zadaniu pod ręką z mniejszą ilością zakłóceń. Jak to rozumieć? Określ nie tylko datę końcową wykonania konkretnego zadania ale tez ustal ile czasu potrzebujesz na wykonanie poszczególnych pozycji z listy (pamiętaj by podejść do tego realistycznie i robić zapasy czasowe). Następnie grupuje swoje działania i blokuje określoną ilość czasu na wykonanie tego zadania w swoim terminarzu. Polecam do tego zwłaszcza kalendarze/plannery z układem godzinowym

W praktyce po przeanalizowaniu listy zadań na konkretny dzień lub tydzień planuję  ile czasu powinno mi zająć zrobienie każdego z nich np. na pierwsza pozycję potrzebuję 2 godzin, na drugą godzina a ostatnie zadanie powinna m wykonać w pół godziny.  I tego czasu się trzymam.

Blokowanie czasu pozwala dostrzec ile tak naprawdę masz czasu. Blokując  czas w kalendarzu na konkretne wydarzenia i działania, zobaczysz,czy i kiedy masz dodatkowy czas wolny, który możesz wykorzystać np. na pracę nad innymi zadaniami lub relaks. Dużym plusem tej metody jest faktyczna realizacja zadań. Dlaczego? Bo blokując konkretne godziny w harmonogramie na wykonanie jakiegoś zadania masz większe prawdopodobieństwo, że to faktycznie zrobisz.

Oprócz ustawiania bloków czasowych do pracy możesz także używać bloków czasowych dla rzeczy, które chcesz robić, ale na które zwykle nie masz czasu, np. czas na książkę, ćwiczenia fizyczne czy naukę języka itd.  Np. ustalasz, ze codziennie miedzy 6:00 a 6:30 rano idziesz biegać, a między 18:00 a 18:45 uczysz się nowych słówek z włoskiego.

Metoda pomodoro

Aby ułatwić sobie życie wspomagam się przy blokowaniu czasu dodatkowo metodą pomodro.  Co to oznacza? Każde zadanie dzielę wg pomodoro, czyli przedziału czasowego na zrealizowanie zdania w całości lub w części. Pomodoro trwa 25 minut. Podczas pomodoro pracuję i skupiam się wyłącznie nad wykonaniem konkretnego zadania do czasu, aż zadzwoni dzwonek. Robię sobie 5 -10 minut przerwy i znowu nastawiam minutnik/zegar/timer na 25 minut. Po 4 seriach pomodoro robies obie dłuższą 30 minutową przerwę.

Reguła 1-3-5 i „żaba na śniadanie”

Odkryłam ją zupełnie przypadkiem i bardzo się z nią polubiłam. Mam wrażenie,  że nie tylko zwiększa moją produktywność ale pomaga mi w ustaleniu priorytetów. Na czym polega? Otóż robiąc listę rzeczy do załatwienia, zakładam, że mogę w ciągu dnia wykonać tylko jedno duże zadanie, trzy średnie zadania i pięć małych.

Jak to zastosować w praktyce? Na początek określ zadanie, które uważasz za duże i wykonaj je najpierw, następnie wykonaj 3 średnie zadania, a na koniec 5 mniej ważnych. Korzystając z tej reguły, odkryjesz, że jesteś w stanie robić więcej w krótszym czasie.

Mark Twain powiedział kiedyś: „zjedz żywą żabę każdego ranka, a w ciągu całego dnia nic gorszego cię już nie spotka” (Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day).

O co chodzi? Kiedy zajmujesz się najbardziej przerażającym zadaniem z samego rana, wszystko inne co zrobisz w ciągu dnia będzie w porównaniu do „żaby” stosunkowo łatwiejsze. Oznacza to, że powinieneś zająć się swoim najbardziej stresującym zadaniem tak wcześnie, jak to możliwe. Po pierwsze spada ci to „z głowy” (co daje komfort psychiczny), po drugie podbudowujesz się psychicznie tym małym sukcesem.

Zakładając, że masz 3 zadania, które trzeba wykonać od razu, wybierz najtrudniejsze i zrób to najpierw, a następnie przejdź do łatwiejszych zadań. Dlaczego rano? Większość z nas ma najwięcej energii z rana dlatego lepiej jest wykonywać trudne zadania rano niż wtedy, gdy jesteś zmęczony w ciągu dnia.

***

Więcej wpisów z kategorii wnętrza bez problemu znajdziecie w zakładce Akcja organizacja. Mam nadzieję, że dzisiejszy post przypadł Wam do gustu. Znacie te metody? Stosujecie je w praktyce? Dzielicie w ten sposób swoje zadania? A może macie inne sprawdzone sposobny jak zapanować nad listami zadań? Czekamy na Wasze komentarze i ewentualne pytania.

Jeśli ktokolwiek z Was pragnie się ze mną skontaktować, zapraszam do zakładki KONTAKT. Pamiętajcie też, że bez trudu znajdziecie nas na portalach społecznościowych – Facebook’u, Instagramie, Twitter, Bloglovin’, Pineterest, Fashionlista i Tumblr.

images via: www.pexels.com (CCO license: icon, 1, 2)

Karolina

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Koniecznie zajrzyj też tutaj