Jak w 4 krokach zapanować nad zalegającymi dokumentami?


Z biegiem lat ilość niezwykle ważnych/niezbędnych/potrzebnych dokumentów w naszym życiu niestety wzrasta. Zwykle zamiast nad nimi zapanować pozwalamy by nie tylko zaśmieciły nasza przestrzeń ale często także głowę. Brak porządku w tak ważnej dziedzinie życia niestety może wiązać się z pewnymi przykrościami. Wie o tym każdy kto zgubił istotny dokument lub zapomniał w terminie zapłacić ważny rachunek. Jak zapanować nad gromadzącymi się w naszym życiu dokumentami? I co zrobić by nie utonąć w nadmiarze papierów, rachunków czy deklaracji podatkowych? Jeżeli jesteście ciekawi, zapraszam do czytania dalej!

Zobacz co masz

Ilekroć zaczynam jakiekolwiek poważniejsze porządki moim pierwszym krokiem jest poznanie przeciwnika. Moja rada – wyciągnij wszystkie dokumenty i papiery (np. biurko, podłogę, łózko). Tylko wtedy będziecie mieli pewność, że zapanowaliście nad wszystkim.

Nie oszczędzaj się – zajrzyj do biurka, szuflad, teczek, szafki nocnej, ba! nawet pod łóżko (moje osobiste doświadczenie). Wyciągnij każdy rachunek, paragon, ubezpieczenie, umowę, pit czy formularz itd.. 

Segreguj i kategoryzuj

Kolejny krok to przegląd. Sprawdź których dokumentów możesz się już pozbyć (np. rachunki za sprzęt w którym już upłynął okres gwarancji). Następnie dokumenty które przetrwały wstępną selekcję podziel na kategorie. W tym miejscu warto zdecydować się na system, którego później będziecie się trzymać. Wszystko ma wówczas swoje miejsce.

Podział dokumentów może być np. na te do zrobienia, zrobione, do wyrzucenia. Ewentualnie tematyczny np. zdrowie, podatki, umowy, sprzęt, praca itd. Zwykle sami najlepiej czujemy, który podział się u nas sprawdzi. Niezależnie od  kategorii polecam układać papiery w porządku chronologicznym (od najstarszego do najmłodszego).

Liczy się miejsce

Masz już za sobą segregację. Podejrzewam, ze leży przed Tobą kilka kupek dokumentów (każda na inną kategorię). Kolejnym etapem porządków powinien być wybór miejsca w którym będziemy je trzymać. Możesz przeznaczyć na to odrębne pudełko, segregator z koszulkami lub szufladę w biurku/komodzie. Możliwości jest cała masa.

Niezależnie od tego każdy, ale to każdy dokument polecam trzymać w dokładnie opisanej teczce (np. jedna teczka na wszystkie kwestie związane z podatkami lub wszystkie dokumenty, które są w kategorii „do zrobienia”). To bardzo ułatwia późniejsze dodawanie nowych dokumentów.

Trzymaj porządek

Najskuteczniejszą metodą jaką znam w kwestii organizacji jest odkładanie wszystkiego od razu na miejsce. Dostałaś rachunek? Jeżeli go już opłaciłaś wrzucasz go od razu do odpowiedniej teczki (wyjątkiem jest sytuacja gdy zdecydowałaś się na system „do zrobienia, zrobione, do wyrzucenia”, wtedy taki dokument leci do teczki „do zrobienia”).

Pozwala to również uniknąć sytuacji, w której znowu jesteśmy zawaleni stertą papierzysk bez ładu i składu. Nie pozwól by Twój obecny wysiłek poszedł na marne. Wprowadziłeś system i teraz się go trzymaj. Od razu wszystko segreguj i chowaj do właściwych teczek. Warto też regularnie przeglądać teczki i pozbywać się z nich zbędnych/niepotrzebnych już papierów.

Warto też stworzyć swój własny kalendarz (np. do powieszenia na ścianę) w którym zaznaczasz ważne terminy (np. opłacenia rachunku), deadliny (np. zakończenia projektu, rozliczeń podatkowych), wizyty (np. specjalisty, lekarza, dentysty). Powieś go w widocznym miejscu i regularnie aktualizuj.

***

Więcej wpisów z kategorii wnętrza bez problemu znajdziecie w zakładce Home and decor i Akcja organizacja. Mam nadzieję, że dzisiejszy post przypadł Wam do gustu. Sami planujecie porządki? Lubicie organizować swój dom i otoczenia?

Planujecie przeprowadzić wiosenną segregację? A może macie jakieś swoje sprawdzone rady w zakresie panowania nad dokumentami? Czekamy na Wasze komentarze i ewentualne pytania.

Jeśli ktokolwiek z Was pragnie się ze mną skontaktować, zapraszam do zakładki KONTAKT. Pamiętajcie też, że bez trudu znajdziecie nas na portalach społecznościowych – Facebook’u, Instagramie, Twitter, Bloglovin’, Pineterest, Fashionlista i Tumblr.

images via: pexels.com (icon, second photo)

Karolina

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Koniecznie zajrzyj też tutaj

  • Alicja Siemion

    Ale fajne rady! Spadłas mi tym wpisem z nieba bo wczoraj w gorączce szukałam waznego dokumentu.

    • Super, bardzo mnie to cieszy <3 Mam nadzieję, że dokument się znalazł 🙂

    • To jest chyba najgorsze – przypadkiem zawsze się natknę, a jeśli jest akurat potrzebny to nie da się go znaleźć 😉

  • Dobre rady 🙂 ja sama tak zaczęłam robić w pracy i widzę progres. Wczensjej sporo dokumentów walało mi się po wszystkich półkach przez co w miejscu pracy panował chaos. Teraz staram się na bieżąco utrzymywać porządek 🙂

  • Hehe, Karola- jakbyś myślała o mnie pisząc ten post! 😀
    Mam taki bajzel w dokumentach, rachunkach, umowach, itp że głowa mała 😀

  • Nigdy jeszcze nie miałem takiej sytuacji, że było u mnie za dużo dokumentów, ale jak na przykład mam za dużo notatek w sesji to przydają się koszulki, a nawet segregatory.

    • U mnie niestety kiedyś był z tym spory problem 🙂

      • Przwiduję to samo u siebie, ale za jakieś kilka lat 🙂

    • O tak, ja również używałam segregatorów na notatki sesyjne i posesyjne 🙂

  • Zawsze mam z tym problem i co jakiś czas muszę sprzątać wszystko przez wieeeele, wiele godzin.. Dlatego z całą pewnością, jak dla mnie, okazały się to przydatne wskazówki 🙂

  • Ola

    Post i wskazówki bardzo przydatne! Na pewnie się przyda, dodaje do zakładek 😉

  • Gosia Wiśniewska

    Bardzo przydatne wskazówki! 🙂 super pomysł! zazwyczaj staram się trzymać porządek w dokumentach, ale różnie to bywa 😀

  • Magda M.

    Działam według Twoich wskazówek i naprawdę polecam. Bardzo ułatwia to życie i powoduje, że wszystko jest pod kontrolą.

  • Niestety nie należę do osób bardzo pokładnicach. U mnie zawsze wszystko jest na ostaniom chwilę i to już się chyba nie zmieni. A moje papier- to chyba zależy od ich ważności 🙂
    Pozdrawiam

    • Też tak bardzoooo dlugo miałam, do czasu gdy zgubiłam bardzo ważny dokument. Od tego momentu staram się utrzymac porządek 🙂

    • Jeśli Cię to pocieszy, to ja kiedyś tez odkładałam wszystko na ostatnią chwilę.. I juz właściwie nie pamiętam tych czasów 😉 jest więc nadzieja!

  • Magda

    Już którys raz dostrzegam, ze bardzo podoba mi sie Twoje podejści :)))

  • Motywacja i Organizacja

    Bardzo ciekawy wpis, ja również lubię porządek w dokumentach, przeznaczyłam na to specjalne ozdobne pudła, które mam chronologicznie poukładane 🙂 artykuł wart polecenia dla wszystkich chcących poukładać swoje papierkowe życie 😉

  • Myślałam, że tylko ja mam hopla na punkcie organizacji papierów 🙂 Większość mam w segregatorach, poukładane rodzajem, datami i w ogóle wszystko w idealnym stanie 🙂 Zawsze można wszystko znaleźć, szkoda tylko, że nie wszędzie jest tak idealnie 😀

    • Gratulacje! Szczerze podziwiam 🙂

      • to tylko w papierach, lubię je mieć uporządkowane 🙂 mam jakiś sentyment do papierów 😛

    • Mam bardzo podobnie, chociaż u mnie podstawę stanowią teczki z przegródkami, przypisane do osoby, opisane odpowiednimi etykietkami 😀

  • Staram się mieć porządek, ogólnie preferuję racjonalny minimalizm, nie gromadzę nadmiaru dokumentów i innych drobiazgów 🙂

  • Świetne rady, chyba skorzystam 🙂 smutno przyznaję rację, że im starsi my jesteśmy, tym więcej dokumentów.. Ja niby wkładam wszytko do konkretnej teczki,ale i tak w praktyce wychodzi na to, że tych teczek jest więcej, a dokumenty pomieszane, ale nigdy nie chce się ich wszystkich wyciągnąć i posegregować. Niestety niedługo czeka mnie przeprowadzka, więc trzeba będzie zrobić ten porządek w końcu 🙂

  • Warto robic taki porzadek co jakis czas. Ja niestety ostatnio przy przeprowadzce musialam sobie z tym poradzic, choc mialam czesc dokumentow posegregowanych to okazalo sie ze czesc lezala sobie na stosikach w szafie. Ogolnie polecam wyrzucanie szczegolnie paragonow, lub tez jezeli jest cos waznego to skanowanie ich to moze oszczedzic nerwow szczegolnie gdy ma sie przeprowadzke na glowie 😀

    • Przeprowadzka to idealny moment na Organizację 😉

    • Oj tak te paragony warto przeglądać regularnie i pozbywać się tych już niepotrzebnych 🙂

  • Och Wychowanie

    Panowanie nad dokumentami ważna sprawa. Staram się tego pilnować, choć przyznaję, że czasem w pośpiechu nie włożę do odpowiedniej teczki a potem kłopot. Warto więc rzeczywiście co jakiś czas zrobić przegląd i porządek 🙂

    • Niestety, przez taki pośpiech robi się nieporządek. Ale tego raczej nie da się uniknąć. Grunt to nie dopuścić do bałaganu ostatecznego i co jakiś czas sprawdzać stan dokumentów 😉

    • Taka regularna selekcja i przegląd daje spory komfort psychiczny 🙂

  • Niby oczywiste, a jednak jak masz wszystko czarno na białym to wiesz dokładnie jak masz działać !

    • Dzięki! Sama wierzę w takie właśnie najprostsze i najoczywistsze metody 🙂 O dziwo często są najmniej wykorzystywane, mimo całej swojej skuteczności.

    • Stąd ten wpis – czasem warto sobie przypomnieć zasady 🙂