Jak w 4 krokach zapanować nad zalegającymi dokumentami?


Z biegiem lat ilość niezwykle ważnych/niezbędnych/potrzebnych dokumentów w naszym życiu niestety wzrasta. Zwykle zamiast nad nimi zapanować pozwalamy by nie tylko zaśmieciły nasza przestrzeń ale często także głowę. Brak porządku w tak ważnej dziedzinie życia niestety może wiązać się z pewnymi przykrościami. Wie o tym każdy kto zgubił istotny dokument lub zapomniał w terminie zapłacić ważny rachunek. Jak zapanować nad gromadzącymi się w naszym życiu dokumentami? I co zrobić by nie utonąć w nadmiarze papierów, rachunków czy deklaracji podatkowych? Jeżeli jesteście ciekawi, zapraszam do czytania dalej!

Zobacz co masz

Ilekroć zaczynam jakiekolwiek poważniejsze porządki moim pierwszym krokiem jest poznanie przeciwnika. Moja rada – wyciągnij wszystkie dokumenty i papiery (np. biurko, podłogę, łózko). Tylko wtedy będziecie mieli pewność, że zapanowaliście nad wszystkim.

Nie oszczędzaj się – zajrzyj do biurka, szuflad, teczek, szafki nocnej, ba! nawet pod łóżko (moje osobiste doświadczenie). Wyciągnij każdy rachunek, paragon, ubezpieczenie, umowę, pit czy formularz itd.. 

Segreguj i kategoryzuj

Kolejny krok to przegląd. Sprawdź których dokumentów możesz się już pozbyć (np. rachunki za sprzęt w którym już upłynął okres gwarancji). Następnie dokumenty które przetrwały wstępną selekcję podziel na kategorie. W tym miejscu warto zdecydować się na system, którego później będziecie się trzymać. Wszystko ma wówczas swoje miejsce.

Podział dokumentów może być np. na te do zrobienia, zrobione, do wyrzucenia. Ewentualnie tematyczny np. zdrowie, podatki, umowy, sprzęt, praca itd. Zwykle sami najlepiej czujemy, który podział się u nas sprawdzi. Niezależnie od  kategorii polecam układać papiery w porządku chronologicznym (od najstarszego do najmłodszego).

Liczy się miejsce

Masz już za sobą segregację. Podejrzewam, ze leży przed Tobą kilka kupek dokumentów (każda na inną kategorię). Kolejnym etapem porządków powinien być wybór miejsca w którym będziemy je trzymać. Możesz przeznaczyć na to odrębne pudełko, segregator z koszulkami lub szufladę w biurku/komodzie. Możliwości jest cała masa.

Niezależnie od tego każdy, ale to każdy dokument polecam trzymać w dokładnie opisanej teczce (np. jedna teczka na wszystkie kwestie związane z podatkami lub wszystkie dokumenty, które są w kategorii „do zrobienia”). To bardzo ułatwia późniejsze dodawanie nowych dokumentów.

Trzymaj porządek

Najskuteczniejszą metodą jaką znam w kwestii organizacji jest odkładanie wszystkiego od razu na miejsce. Dostałaś rachunek? Jeżeli go już opłaciłaś wrzucasz go od razu do odpowiedniej teczki (wyjątkiem jest sytuacja gdy zdecydowałaś się na system „do zrobienia, zrobione, do wyrzucenia”, wtedy taki dokument leci do teczki „do zrobienia”).

Pozwala to również uniknąć sytuacji, w której znowu jesteśmy zawaleni stertą papierzysk bez ładu i składu. Nie pozwól by Twój obecny wysiłek poszedł na marne. Wprowadziłeś system i teraz się go trzymaj. Od razu wszystko segreguj i chowaj do właściwych teczek. Warto też regularnie przeglądać teczki i pozbywać się z nich zbędnych/niepotrzebnych już papierów.

Warto też stworzyć swój własny kalendarz (np. do powieszenia na ścianę) w którym zaznaczasz ważne terminy (np. opłacenia rachunku), deadliny (np. zakończenia projektu, rozliczeń podatkowych), wizyty (np. specjalisty, lekarza, dentysty). Powieś go w widocznym miejscu i regularnie aktualizuj.

***

Więcej wpisów z kategorii wnętrza bez problemu znajdziecie w zakładce Home and decor i Akcja organizacja. Mam nadzieję, że dzisiejszy post przypadł Wam do gustu. Sami planujecie porządki? Lubicie organizować swój dom i otoczenia?

Planujecie przeprowadzić wiosenną segregację? A może macie jakieś swoje sprawdzone rady w zakresie panowania nad dokumentami? Czekamy na Wasze komentarze i ewentualne pytania.

Jeśli ktokolwiek z Was pragnie się ze mną skontaktować, zapraszam do zakładki KONTAKT. Pamiętajcie też, że bez trudu znajdziecie nas na portalach społecznościowych – Facebook’u, Instagramie, Twitter, Bloglovin’, Pineterest, Fashionlista i Tumblr.

images via: pexels.com (icon, second photo)

Karolina

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Założycielka bloga zielonakaruzela.pl słynna ze słomianego zapału i odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę. Miłośniczka klasyki i nieśmiertelnego duetu bieli z czernią. Miłośniczka podróży i kotów (idealne zadatki na starą pannę). Chorobliwa pedantka, nerwus i „człowiek lista”. Uwielbia jazdę na rowerze, czasami udaje, że biega a ostatnio odkrywa możliwości trx. Właścicielka suchej, atopowej skóry i burzy blond włosów. Jej figura to jabłko a jej odwieczną piętą achillesową jest brzuch, z którym walczy od lat. Jest w stanie zjeść żuka ale twardo twierdzi, że fasola nie nadaje się do jedzenia. Jest samozwańczą mistrzynią pakowania walizki.

Koniecznie zajrzyj też tutaj